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Organisation d’événements B2B : Conseils pour planifier votre événement

La planification d’un salon professionnel en tant que gestionnaire d’événements peut être difficile car il y a beaucoup choses à garder en tête : vos objectifs marketings, votre public, votre stratégie de communication, la conception de votre stand, la logistique des équipements, la mise en place du stand, la présence de votre équipe, les modalités de déplacement,etc. Aller à un salon professionnel est une chose, mais le transformer en un succès de marketing et de vente en est une autre.Voici quelques conseils qui peuvent-vous aider à planifier votre événement b2b. 

Pourquoi y participer ?

Quel est le but de participer à un salon professionnel ? Allez-vous participer à un salon pour accroître votre notoriété, générer des leads, lancer un nouveau produit, étendre votre réseau de vente, attirer de nouveaux employés, etc. Avant de prendre une décision concernant votre participation à cet évènement, il est essentiel de bien définir vos objectifs.

Quel est votre budget ?

Il faut ensuite réfléchir à votre budget. Comme la participation à une exposition peut représenter une part importante de votre budget annuel de marketing et de communication, votre budget d’investissement et votre retour sur investissement potentiel devront être évalués en détail avant de prendre une décision sur votre participation. Réfléchissez à la manière dont vous voulez dépenser votre argent. Un stand d’exposition attrayant avec un design original et suffisamment d’espace pour rencontrer des clients potentiels est essentiel pour attirer l’attention de votre public, mais pourrait aussi être un cauchemar logistique s’il n’est pas planifié et géré à l’avance.

Dame écrivant au tableau

Comment y arriver ?

Comment faire en sorte qu’un stand d’exposition rentable vous soit livré, monté et utilisé comme vous l’avez prévu ?

Il existe différentes possibilités :

  • Vous pouvez chercher un créateur de stand qui concevra, créera et construira votre stand d’exposition pour le salon. Une fois l’événement terminé, il pourra le récupérer et l’apporter dans votre bureau. Les problèmes suivants se posent alors : Où allez-vous le stocker et comment vous assurer qu’il pourra être réutilisé à l’avenir ?
  • Une deuxième option pourrait être un stand d’exposition ou un présentoir à usage unique. Dans ce cas, le constructeur du stand livrera le stand directement au salon et vous devrez vous en débarrasser après l’évènement. Cette solution n’est évidemment pas écologique et les coûts de création et de destruction commenceront à s’accumuler à chaque événement ou exposition.
  • Une troisième option consiste à trouver un créateur de stand ainsi qu’une entreprise de stockage à la demande. Le recours aux services d’une société de stockage à la demande permet de supprimer la charge de travail que représente la programmation de la présence des employés pour l’expédition et le retour des caisses avec le matériel du stand, tout en offrant une solution de stockage sûre et pratique pour les expositions et les stands personnalisés. 
Communication display

Qui doit être présent sur votre stand ?

Une fois que vous avez choisi votre stand d’exposition, vous devez choisir qui représentera votre entreprise à l’événement. En fonction de vos objectifs, vous devrez décider de la quantité d’experts en vente, en gestion et en produits. Vous ne voulez pas que votre stand soit surpeuplé par votre propre personnel. 

De plus, vous devrez les préparer, car vous voulez que les messages que vos collaborateurs transmettrons pendant le salon s’alignent sur les messages de votre stand. Vous devez aussi informer tous les participants des objectifs que vous voulez atteindre avec le salon professionnel.  

Comment promouvoir votre présence à l’événment ?

Enfin, vous devez vous assurer que les gens savent à l’avance que vous serez présent au salon. C’est pourquoi vous devez faire de la publicité par différents moyens, en indiquant où et quand les visiteurs potentiels peuvent voir votre stand et rencontrer vos représentants au salon. Vous pouvez envoyer un e-mail d’invitation, publier un article sur votre blog, créer un événement sur Facebook et/ou créer un hashtag spécial sur Instagram. D’autres idées créatives consistent à mettre en place un compte à rebours, promettre de dévoiler quelque chose.

Réseau sociaux

Comme vous pouvez le voir, l’organisation d’un salon professionnel nécessite une préparation détaillée et une gestion de projet professionnelle et bien sûr, un bon gestionnaire d’événements.

Pour plus d’informations sur la solution de stockage à la demande, vous pouvez consulter notre site web ou nous contacter directement par téléphone au 02 896 83 37 ou par courriel à l’adresse [email protected]

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