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Déménagement d’entreprise : quelques conseils pour organiser son déménagement

Un déménagement d’entreprise nécessite beaucoup d’organisation, vous devez penser à tout ! Vos employés, vos clients, vos collaborateurs, la paperasse etc… Il est donc normal d’être un peu dépassé au début, mais ne vous inquiétez pas, après avoir lu cet article rempli de conseil, vous allez devenir un vrai pro !

Etape n°1

Un déménagement ne s’organise pas à la dernière minute, ça demande des mois d’organisation. La première chose à faire une fois que vous avez enfin trouvé un nouvel emplacement pour vos bureaux est de vérifier la date de votre préavis de location actuel et de contacter votre propriétaire de la date de votre déménagement.

Femme au téléphone

Etape n°2

Une fois votre date de déménagement fixée, nous vous conseillons de faire appel à une société de déménagement qui travaille avec les professionnels pour être sûr qu’ils savent comment s’y prendre. Avoir une société de déménagement qui s’occupe de votre déménagement va vous soulager la tâche, mais aussi va vous aider dans votre organisation. Vous aurez la possibilité de demander conseils à des professionnels qui seront capables de vous guider dans votre procédure d’organisation.

Etape n°3

La prochaine étape est de mettre au courant vos employés, clients et collaborateurs. Il est très important de donner le plus d’informations possible sur le déménagement à vos employés et collaborateurs pour montrer votre transparence et avoir une bonne communication. Concernant les clients, il est aussi important de leur transmettre votre déménagement via e-mail ou lettre, surtout si vous recevez des clients dans vos locaux. Mais aussi, n’oubliez pas de transmettre votre changement d’adresse à vos fournisseurs et à tous les autres services que vous utilisez tels que les opérateurs téléphoniques, fournisseur de gaz, électricité etc.

Concernant votre installation de réseau, prévoyez de faire appel à une entreprise IT pour être sûr d’avoir tous les réseaux installé une fois arrivé dans vos nouveaux locaux.

signature de contrat

Etape n°4

La paperasse est enfin terminée, vous pouvez désormais vous concentrer sur l’organisation de vos affaires et de vos cartons ! Pour y voir plus claire, nous vous conseillons d’effectuer une liste des affaires à déménager, à jeter et à placer dans une solution de stockage. Pendant votre tri, il est aussi très important à penser à vos archives. Il existe des solutions de stockage en interne, mais aussi en externe. Si vous optez pour la solution externe, allez jeter un coup d’oeil aux services de stockage et destruction d’archive pour les professionnels.

Etape n°5

Quand vous commencez à vous rapprocher de la date du déménagement, il est recommandé d’organiser une réunion avec vos chefs de projet afin d’attribuer des rôles à chacun. Assignez des tâches à chacun pour s’occuper des cartons, de l’emballage, déchargement, livraison, numérotation des cartons, désassemblage et assemblage des meubles. Assignez toutes ces tâches va vous permettre de rester organisé et de savoir qui s’occupe de quoi pour ne pas se marcher sur les pieds le jour J.

Etape n°6

Si vous avez déjà effectué un déménagement, vous savez que la préparation des cartons est un long processus qu’on aimerait tous éviter, mais qui reste primordial. Pour vous aider dans cette tâche, nous avons créé une infographie pour vous aider dans cette étape.

Avant de débrancher tout votre matériel informatique, prenez en photo le système de branchement afin d’être capable de tout réinstaller correctement une fois le déménagement effectué. Une fois que tout est débranché, placez tous les câbles soigneusement dans la même boîte.

Préparation de cartons

Etape n°7

Quelques semaines avant le jour J allez vous renseigner auprès de votre commune pour pouvoir réserver un emplacement pour le camion des déménageurs afin de ne pas déranger la circulation et rester en règle.

Vous voilà enfin prêt pour le jour J, après avoir passé des mois à organiser votre déménagement, si vous avez bien suivi tous ces petits conseils, tout devrait se passer sans encombre !

Si vous désirez recevoir plus d’information sur nos services de stockage et déménagement pour professionnels, venez visiter notre site.

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