Stockage d’archives : Comment le gérer ?

Gérer une entreprise demande de nombreuses obligations et implique notamment de devoir garder de nombreuses archives papier : courriers, factures et autres documents administratifs. Ces archives peuvent prendre de la place si bien qu’elles peuvent parfois nécessiter un stockage d’archives externe. 

Qu’est-ce que le stockage d’archives ?

Il existe deux solutions de stockage : un local d’archives et un dépôt d’archives.

Un local d’archives consiste à stocker des archives qui comporte encore une utilité administrative. Ces dernières doivent donc être disponibles à n’importe quel moment. 

Un dépôt d’archives et quant à lui un stockage de documents précieux, mais dont l’utilité n’est pas immédiate. Ce sont également des documents soumis à des délais de conservation légale et qui pourront être, à la fin de ce délai, stocker de manière finale ou détruits


Les conditions d’un bon organisme de stockage

Les archives papiers sont très fragiles et peuvent être abîmées par plusieurs facteurs : l’eau, le feu, une mauvaise gestion ou encore un vol. Il est donc important de choisir un organisme de stockage qui saura répondre positivement à tous ces critères. Une bonne gestion de la température et de la sécurité est primordiale pour ce genre de service, mais également une propreté qui préviendra les risques d’insectes ou de rongeurs. Par ailleurs, afin de classer et gérer ces archives avec facilité il est important de convenir avec votre solution de stockage la logistique à mettre en place selon vos besoins. 

Il vous faudra également convenir d’une assurance afin de prévenir les risques en cas de dégâts.


Comment organiser un stockage d’archive ?

En fonction de l’intérêt que vous y avez déjà apporté, organiser le stockage de vos archives peut être une tâche ardue. Pour cela, il vous faudra définir la priorité des documents à stocker en commençant par les archives dont vous ne vous servez pas dans l’immédiat, il s’agira ensuite de les classer afin de faciliter leurs entreposages et leurs accessibilités. Selon la taille de votre entreprise et de vos années d’existence, la quantité d’archives conservée peut varier d’un petit à un important volume, leurs transports vers le lieu de stockage nécessitera donc un véhicule adéquat. 

L’entreprise de stockage choisie devra donc pouvoir vous proposer des solutions adaptées afin de vous fournir un service avantageux. 

checklist-archives


Besoin de les consulter ?

Stockage d'archives : Comment le gérer ? 1

Il est important de classer ces documents de manière à y avoir accès à tout moment. En effet, certaines archives peuvent être demandées subitement et il vous faudra réagir rapidement. Il est donc nécessaire de définir, avec votre organisme de stockage les personnes autorisées à accéder à ces documents. 


Obligations légales :

Ces papiers bien qu’ils soient encombrants justifient parfois un délai de conservation de 2 , 3 ou 5 ans selon leurs natures. Ils peuvent être demandés pour plusieurs motifs comme un contrôle de l’administration ou un litige avec des clients. Une fois ce délai d’archivage dépassé, l’organisme de stockage peut après concertation avec l’entreprise, mettre en place une destruction.

Il y a un site qui référence les délais légaux en fonction de la nature de ces documents.


Les avantages d’un stockage d’archive externe : 

Stockage d'archives : Comment le gérer ? 2

Choisir un organisme de stockage externe pourra vous apporter plusieurs avantages. 

Tout d’abord, cela vous permettra de faire des économies, en effet si vos documents deviennent envahissants une solution de stockage externe sera moins coûteuse que d’opter pour de nouveaux locaux et cela demandera également moins d’organisation. 

Un gain de place : pour les mêmes raisons, ce sera moins encombrant de choisir un entreposage externe et ainsi garder un espace de travail consacré au coeur de votre activité. 

Profiter d’une expertise professionnelle: s’entourer de professionnels c’est être assuré d’un service de qualité qui vous aidera dans tout le processus d’archivage : pick-up , transport, archivage, récupération et destruction des documents. 


Récapitulatif d’un stockage interne et externe :

Interne Externe
– Selon votre quantité d’archives, vous devrez éventuellement prévoir un local à cette utilité, voir même une personne chargée d’organiser et gérer ces documents.
-S’assurer que ce local soit sécurisé pour prévenir les risques de dégradations.

-Prévoir une solution de destruction à la fin du délai de conservation. 

-Investir dans du matériel d’entreposage: meubles de rangements, boîtes , portes-documents afin de limiter les risques de dégradations. 

-Définir un classement par priorité ou un classement pertinent selon vos besoins pour assurer leurs accessibilités.
-Gain de place dans vos locaux 

-S’occupe de votre déménagement d’archive et peut vous aider à classer les documents avant leurs pick-up. 

-L’assurance d’un local adapté, en termes de facteurs de conservation. (température, inondation, sécurité) et disposant du matériel d’entreposage et de destruction.

-Dispose de professionnels à votre disposition qui s’occupe pour vous d’entreposer et de suivre la gestion de votre dépôt. Comme la restitution de documents à tout moment.

Nestore, propose des offres de stockage d’archives spécialement dédiées aux B2B. Nous nous occupons d’entreposer pour vous vos archives et nous occupons de la logistique nécessaire à ce stockage. N’hésitez pas à faire appel à nous afin de convenir de la meilleure solution adaptée à vos besoins. 

Mentions légales -  Conditions Générales - ©2019 Nestore - Design par Logo J-une